1. Sobre este procedimento
A KICKWISE LTD ("Kickwise", "nós", "nos" ou "nosso") compromete-se a tratar os dados pessoais de forma lícita, leal, transparente e segura.
Este procedimento explica como pode apresentar uma preocupação ou reclamação relativamente à forma como recolhemos, utilizamos, divulgamos, armazenamos, conservamos, protegemos ou de outro modo tratamos dados pessoais. Explica também o que pode esperar de nós depois de recebermos uma reclamação relacionada com proteção de dados.
Este procedimento aplica-se às pessoas cujos dados pessoais sejam tratados pela KICKWISE LTD, incluindo candidatos, futebolistas, empregadores, clientes dos nossos serviços de recrutamento, potenciais clientes, utilizadores dos nossos serviços, membros do nosso Candidate Pool, candidatos a oportunidades de emprego, prestadores de serviços, trabalhadores independentes e outras pessoas que interajam connosco.
Não é necessário fazer referência à legislação de proteção de dados, citar uma disposição legal específica ou utilizar terminologia jurídica própria para que a sua comunicação seja tratada como uma reclamação sobre proteção de dados.
2. Sobre o que pode apresentar uma reclamação?
Pode contactar-nos se tiver preocupações relativamente à forma como tratámos os seus dados pessoais ou os dados pessoais de outra pessoa que esteja autorizado a representar.
Uma reclamação sobre proteção de dados pode dizer respeito, por exemplo, a:
como recolhemos ou utilizámos dados pessoais;
a base jurídica ou a finalidade para a qual os dados foram tratados;
quem pôde aceder aos dados pessoais ou recebê-los;
como foi tratado um CV, perfil de candidato, candidatura, conta ou registo de recrutamento;
informações que considere inexatas, incompletas ou desatualizadas;
conservação de informações por um período superior ao necessário;
segurança dos dados pessoais;
divulgação, acesso, perda, alteração ou destruição não autorizados, efetivos ou suspeitos, de dados pessoais;
como tratámos um pedido para exercer um dos seus direitos em matéria de proteção de dados; ou
qualquer outra preocupação relacionada com o nosso tratamento de dados pessoais.
Se não tiver a certeza de que a sua preocupação constitui uma reclamação sobre proteção de dados, pode ainda assim contactar-nos. Analisaremos a questão e determinaremos a forma adequada de a tratar.
3. Como apresentar uma reclamação
A forma mais simples de apresentar uma reclamação sobre proteção de dados é através de e-mail:
Também pode escrever-nos por correio para:
KICKWISE LTD
71–75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom
Para nos ajudar a compreender e investigar a sua reclamação de forma eficaz, pedimos que forneça as informações relevantes que possa razoavelmente disponibilizar. Dependendo das circunstâncias, isto poderá incluir:
o seu nome e dados de contacto preferenciais;
o endereço de e-mail associado à sua conta Kickwise, quando aplicável;
uma descrição clara da sua preocupação;
datas, comunicações, candidaturas ou referências de recrutamento relevantes;
o resultado que pretende obter, quando relevante; e
quaisquer informações adicionais que possam ajudar na nossa investigação.
Pedimos que não nos envie mais dados pessoais do que os razoavelmente necessários para compreendermos a sua reclamação.
Se a sua reclamação contiver informações confidenciais ou sensíveis, recomendamos que utilize um canal de comunicação privado em vez de publicar essas informações ou enviá-las através de redes sociais.
4. Reclamações apresentadas em nome de outra pessoa
Pode apresentar uma reclamação em nome de outra pessoa.
Quando apropriado, poderemos solicitar prova razoável de que está autorizado a agir em nome dessa pessoa antes de divulgar informações, discutir os respetivos dados pessoais consigo ou tomar qualquer medida que possa afetar os seus direitos.
Solicitaremos informações de identificação ou de autorização apenas quando tal seja necessário e proporcional para proteger a pessoa em causa e a segurança dos seus dados pessoais.
5. Confirmação da receção da sua reclamação
Procuramos confirmar a receção de reclamações sobre proteção de dados assim que for razoavelmente possível.
Em todos os casos, confirmaremos a receção de uma reclamação sobre proteção de dados no prazo de 30 dias após a sua receção, de acordo com a legislação aplicável do Reino Unido em matéria de proteção de dados.
A nossa confirmação poderá indicar que recebemos a reclamação, identificar a pessoa ou equipa responsável pelo seu tratamento, solicitar informações adicionais quando necessário, fornecer um número de referência quando apropriado e explicar o que poderá esperar em seguida.
O prazo de 30 dias para confirmação da receção não constitui um período de espera. Após recebermos a sua reclamação, começaremos a tomar as medidas adequadas para a avaliar e investigar sem demora indevida.
6. Como investigamos as reclamações
Tomaremos medidas adequadas para investigar reclamações sobre proteção de dados de forma justa, objetiva e sem demora indevida.
Dependendo da natureza da reclamação, a nossa investigação poderá incluir:
análise das informações que nos forneceu;
verificação de registos relevantes de contas, perfis, candidaturas, recrutamento ou comunicações;
revisão de permissões de acesso, registos de sistema ou informações de segurança, quando relevante;
revisão das informações de privacidade, procedimentos e controlos aplicáveis no período relevante;
consulta dos membros pertinentes da nossa equipa;
pedido de informações ou assistência a um prestador de serviços ou subcontratante, quando necessário; e
pedido de informações adicionais da sua parte quando não seja razoavelmente possível investigar a questão sem elas.
Limitaremos o acesso às informações relacionadas com a reclamação às pessoas que delas necessitem razoavelmente para investigar, gerir ou rever a reclamação.
7. Mantê-lo informado
Enquanto a reclamação permanecer em aberto, mantê-lo-emos devidamente informado sobre o respetivo progresso.
A natureza e frequência das atualizações dependerão das circunstâncias e da complexidade da questão. Se precisarmos de informações adicionais da sua parte ou se a investigação demorar mais do que inicialmente previsto, explicaremos a situação quando apropriado.
Não utilizaremos o prazo de 30 dias para confirmação da receção como motivo para atrasar a investigação da sua reclamação.
8. A nossa resposta e o resultado
Depois de concluirmos a investigação, informá-lo-emos do resultado sem demora injustificada ou excessiva.
Quando apropriado, a nossa resposta explicará:
as questões que analisámos;
o resultado da nossa investigação;
as conclusões relevantes;
as medidas que tomámos ou que pretendemos tomar; e
os passos adicionais que poderá seguir caso continue insatisfeito.
Quando identificarmos um erro, deficiência ou problema de conformidade, consideraremos medidas corretivas adequadas. Estas podem incluir a correção ou eliminação de informações, restrição de acesso, alteração de permissões ou procedimentos, melhoria de controlos de segurança, atualização de informações de privacidade, fornecimento de orientações internas ou outras medidas corretivas proporcionais.
Se concluirmos que o nosso tratamento dos dados pessoais foi adequado, explicaremos de forma suficientemente clara a base dessa conclusão para que possa compreender a nossa resposta.
9. Pedidos relacionados com direitos de proteção de dados
Uma reclamação sobre proteção de dados é distinta de um pedido para exercer um dos seus direitos em matéria de proteção de dados.
Dependendo das circunstâncias, a legislação aplicável poderá conceder-lhe vários direitos relativamente aos seus dados pessoais, incluindo os direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, oposição e portabilidade dos dados.
Se a mesma comunicação incluir tanto uma reclamação como um pedido para exercer um direito de proteção de dados, identificaremos e trataremos cada elemento separadamente, de acordo com os requisitos aplicáveis. O procedimento de reclamação não será utilizado para atrasar o tratamento de um pedido válido de exercício de direitos.
Para mais informações sobre a forma como tratamos dados pessoais e sobre os direitos que poderá ter, consulte a nossa Política de Privacidade.
10. Reclamações que possam envolver uma violação de dados pessoais
Se a sua reclamação indicar que dados pessoais poderão ter sido acidental ou ilicitamente perdidos, destruídos, alterados, divulgados, acedidos ou tornados indisponíveis, avaliaremos também a questão ao abrigo dos nossos procedimentos relativos a violações de dados pessoais.
Quando necessário, tomaremos quaisquer medidas adicionais exigidas pela legislação aplicável em matéria de proteção de dados, incluindo a avaliação da necessidade de notificar o Information Commissioner's Office ou as pessoas afetadas.
11. Apresentar uma reclamação ao Information Commissioner's Office
Incentivamo-lo a contactar-nos primeiro para que tenhamos a oportunidade de investigar e responder à sua preocupação.
No entanto, também tem o direito de apresentar as suas preocupações ao Information Commissioner's Office (ICO), a autoridade independente de proteção de dados do Reino Unido. Contactar-nos primeiro não limita o seu direito de contactar o ICO nem de exercer quaisquer outros direitos que lhe assistam.
Pode encontrar informações sobre como apresentar uma reclamação ao ICO em:
12. Como utilizamos as informações relacionadas com reclamações
Trataremos as informações fornecidas no âmbito de uma reclamação na medida do necessário para receber, investigar, gerir e responder à reclamação, proteger os nossos serviços e utilizadores, estabelecer, exercer ou defender direitos legais quando apropriado e cumprir as nossas obrigações legais ou regulamentares.
Poderemos conservar registos adequados de reclamações, correspondência, investigações, decisões e medidas corretivas de acordo com os nossos requisitos de conservação de dados e a legislação aplicável.
Os registos de reclamações serão protegidos através de medidas técnicas e organizativas adequadas e não serão utilizados para fins não relacionados, salvo quando exista uma base jurídica adequada para o efeito.
Pode encontrar mais informações sobre a forma como a KICKWISE LTD trata dados pessoais na nossa Política de Privacidade.
13. Acessibilidade e apoio
Pretendemos que o nosso procedimento de reclamações seja razoavelmente acessível.
Se necessitar de apoio razoável para apresentar uma reclamação ou comunicar connosco relativamente a uma reclamação, contacte-nos através de privacy@kickwise.co.uk e explique o tipo de apoio de que necessita. Consideraremos adaptações razoáveis em conformidade com a legislação aplicável.
14. Alterações a este procedimento
Poderemos atualizar este procedimento periodicamente para refletir alterações na legislação, orientações regulamentares, nos nossos serviços, sistemas ou na forma como tratamos dados pessoais.
Quando efetuarmos alterações significativas, publicaremos a versão atualizada nas nossas páginas legais e atualizaremos as respetivas informações de versão.
15. Contactos
Se tiver questões, preocupações ou reclamações sobre a forma como a KICKWISE LTD trata dados pessoais, contacte-nos:
KICKWISE LTD
E-mail: privacy@kickwise.co.uk
Sede social: 71–75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom
Número de registo no ICO: ZC237974