1. Informazioni su questa procedura
KICKWISE LTD ("Kickwise", "noi", "ci" o "nostro") si impegna a trattare i dati personali in modo lecito, corretto, trasparente e sicuro.
Questa procedura spiega come puoi segnalare un dubbio o presentare un reclamo riguardo al modo in cui raccogliamo, utilizziamo, divulghiamo, archiviamo, conserviamo, proteggiamo o trattiamo in altro modo i dati personali. Spiega inoltre cosa puoi aspettarti da noi dopo che avremo ricevuto un reclamo relativo alla protezione dei dati.
La presente procedura si applica alle persone i cui dati personali sono trattati da KICKWISE LTD, inclusi candidati, calciatori, datori di lavoro, clienti dei nostri servizi di recruitment, potenziali clienti, utenti dei nostri servizi, membri del nostro Candidate Pool, persone che si candidano a offerte di lavoro, collaboratori, freelance e altre persone che interagiscono con noi.
Non è necessario fare riferimento alla normativa sulla protezione dei dati, citare una specifica disposizione di legge o utilizzare una particolare terminologia giuridica affinché la tua comunicazione venga trattata come un reclamo sulla protezione dei dati.
2. Su cosa puoi presentare un reclamo?
Puoi contattarci se hai dubbi riguardo al modo in cui abbiamo trattato i tuoi dati personali o i dati personali di un'altra persona che sei autorizzato a rappresentare.
Un reclamo sulla protezione dei dati può riguardare, ad esempio:
il modo in cui abbiamo raccolto o utilizzato dati personali;
la base giuridica o la finalità per cui i dati sono stati trattati;
chi ha potuto accedere ai dati personali o riceverli;
il modo in cui sono stati gestiti un CV, un profilo candidato, una candidatura, un account o un record di recruitment;
informazioni che ritieni inesatte, incomplete o non aggiornate;
la conservazione di informazioni per un periodo superiore a quello necessario;
la sicurezza dei dati personali;
un'effettiva o sospetta divulgazione, accesso, perdita, alterazione o distruzione non autorizzata di dati personali;
il modo in cui abbiamo gestito una richiesta di esercizio di uno dei tuoi diritti in materia di protezione dei dati; oppure
qualsiasi altro dubbio relativo al nostro trattamento dei dati personali.
Se non sei sicuro che il tuo dubbio costituisca un reclamo sulla protezione dei dati, puoi comunque contattarci. Esamineremo la questione e stabiliremo come gestirla nel modo appropriato.
3. Come presentare un reclamo
Il modo più semplice per presentare un reclamo sulla protezione dei dati è inviare un'e-mail a:
Puoi anche scriverci per posta a:
KICKWISE LTD
71–75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom
Per aiutarci a comprendere e analizzare il tuo reclamo in modo efficace, ti chiediamo di fornirci le informazioni pertinenti che puoi ragionevolmente mettere a disposizione. A seconda delle circostanze, tali informazioni possono includere:
il tuo nome e i tuoi recapiti preferiti;
l'indirizzo e-mail associato al tuo account Kickwise, se applicabile;
una descrizione chiara del problema;
date, comunicazioni, candidature o riferimenti di recruitment pertinenti;
il risultato che desideri ottenere, se rilevante; e
eventuali informazioni di supporto che possano aiutarci nell'analisi.
Ti chiediamo di non inviarci più dati personali di quanto sia ragionevolmente necessario per permetterci di comprendere il reclamo.
Se il tuo reclamo contiene informazioni riservate o sensibili, ti consigliamo di utilizzare un canale di comunicazione privato anziché pubblicare tali informazioni pubblicamente o inviarle tramite social media.
4. Reclami presentati per conto di un'altra persona
Puoi presentare un reclamo per conto di un'altra persona.
Quando opportuno, potremmo chiederti di fornire una prova ragionevole del fatto che sei autorizzato ad agire per conto di tale persona prima di divulgare informazioni, discutere con te i suoi dati personali o intraprendere qualsiasi azione che possa incidere sui suoi diritti.
Richiederemo informazioni identificative o prove dell'autorizzazione solo quando ciò sia necessario e proporzionato per proteggere la persona interessata e la sicurezza dei suoi dati personali.
5. Conferma di ricezione del reclamo
Cerchiamo di confermare la ricezione dei reclami sulla protezione dei dati il prima possibile, compatibilmente con quanto ragionevolmente praticabile.
In ogni caso, confermeremo la ricezione di un reclamo sulla protezione dei dati entro 30 giorni dal ricevimento, in conformità con la normativa britannica applicabile in materia di protezione dei dati.
La nostra conferma di ricezione potrà confermare che abbiamo ricevuto il reclamo, indicare la persona o il team che se ne sta occupando, richiedere ulteriori informazioni se necessario, fornire un numero di riferimento quando opportuno e spiegare cosa puoi aspettarti in seguito.
Il termine di 30 giorni per la conferma di ricezione non costituisce un periodo di attesa. Dopo aver ricevuto il reclamo, inizieremo ad adottare le misure appropriate per valutarlo e indagarlo senza indebito ritardo.
6. Come esaminiamo i reclami
Adotteremo misure appropriate per esaminare i reclami sulla protezione dei dati in modo equo, obiettivo e senza indebito ritardo.
A seconda della natura del reclamo, la nostra analisi può includere:
l'esame delle informazioni che ci hai fornito;
la verifica dei registri pertinenti relativi ad account, profili, candidature, recruitment o comunicazioni;
la revisione dei permessi di accesso, dei log di sistema o delle informazioni di sicurezza, ove pertinente;
la revisione delle informative sulla privacy, delle procedure e dei controlli applicabili nel periodo rilevante;
il coinvolgimento dei membri pertinenti del nostro team;
la richiesta di informazioni o assistenza a un fornitore di servizi o responsabile del trattamento, ove necessario; e
la richiesta di ulteriori informazioni da parte tua quando non sia ragionevolmente possibile esaminare la questione senza di esse.
Limiteremo l'accesso alle informazioni relative al reclamo alle sole persone che ne abbiano ragionevolmente bisogno per analizzare, gestire o riesaminare il reclamo.
7. Aggiornamenti sullo stato del reclamo
Finché il reclamo resterà aperto, ti terremo adeguatamente informato sui progressi.
La natura e la frequenza degli aggiornamenti dipenderanno dalle circostanze e dalla complessità della questione. Se avremo bisogno di ulteriori informazioni da parte tua o se l'analisi richiederà più tempo del previsto, te lo spiegheremo ove opportuno.
Non utilizzeremo il termine di 30 giorni previsto per la conferma di ricezione come motivo per ritardare l'esame del reclamo.
8. La nostra risposta e l'esito
Una volta completata l'analisi, ti comunicheremo l'esito senza ritardi ingiustificati o eccessivi.
Ove opportuno, la nostra risposta spiegherà:
quali questioni abbiamo esaminato;
l'esito della nostra analisi;
le conclusioni pertinenti;
le misure che abbiamo adottato o che intendiamo adottare; e
gli ulteriori passi a tua disposizione qualora tu non sia soddisfatto.
Se individuiamo un errore, una debolezza o un problema di conformità, valuteremo le misure correttive appropriate. Queste possono includere la rettifica o la cancellazione di informazioni, la limitazione degli accessi, la modifica di autorizzazioni o procedure, il rafforzamento dei controlli di sicurezza, l'aggiornamento delle informative sulla privacy, la fornitura di indicazioni interne o altre misure correttive proporzionate.
Se concludiamo che il nostro trattamento dei dati personali è stato appropriato, spiegheremo in modo sufficientemente chiaro le ragioni di tale conclusione affinché tu possa comprendere la nostra risposta.
9. Richieste relative ai diritti di protezione dei dati
Un reclamo sulla protezione dei dati è distinto da una richiesta volta a esercitare uno dei tuoi diritti in materia di protezione dei dati.
A seconda delle circostanze, la normativa applicabile può riconoscerti diversi diritti in relazione ai tuoi dati personali, inclusi i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità dei dati.
Se una stessa comunicazione contiene sia un reclamo sia una richiesta di esercizio di un diritto in materia di protezione dei dati, individueremo e gestiremo separatamente ciascun elemento in conformità con i requisiti applicabili. La procedura di reclamo non sarà utilizzata per ritardare la gestione di una valida richiesta di esercizio dei diritti.
Per ulteriori informazioni sul modo in cui trattiamo i dati personali e sui diritti che potresti avere, consulta la nostra Informativa sulla Privacy.
10. Reclami che possono riguardare una violazione dei dati personali
Se il tuo reclamo indica che i dati personali potrebbero essere stati accidentalmente o illecitamente persi, distrutti, modificati, divulgati, consultati o resi indisponibili, valuteremo la questione anche in conformità con le nostre procedure relative alle violazioni dei dati personali.
Ove necessario, adotteremo le ulteriori misure richieste dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati, compresa la valutazione dell'eventuale obbligo di notificare l'incidente all'Information Commissioner's Office o alle persone interessate.
11. Presentare un reclamo all'Information Commissioner's Office
Ti invitiamo a contattarci innanzitutto, in modo da darci l'opportunità di esaminare e rispondere al tuo dubbio.
Hai tuttavia anche il diritto di rivolgerti all'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorità indipendente del Regno Unito per la protezione dei dati. Contattarci prima non limita il tuo diritto di contattare l'ICO o di esercitare qualsiasi altro diritto a tua disposizione.
Le informazioni su come presentare un reclamo all'ICO sono disponibili all'indirizzo:
12. Come utilizziamo le informazioni relative ai reclami
Tratteremo le informazioni fornite in relazione a un reclamo nella misura necessaria per ricevere, esaminare, gestire e rispondere al reclamo, proteggere i nostri servizi e i nostri utenti, accertare, esercitare o difendere diritti legali ove opportuno e adempiere ai nostri obblighi legali o regolamentari.
Potremo conservare registri appropriati relativi a reclami, corrispondenza, analisi, decisioni e misure correttive in conformità con i nostri requisiti di conservazione dei dati e con la normativa applicabile.
I registri relativi ai reclami saranno protetti mediante misure tecniche e organizzative appropriate e non saranno utilizzati per finalità non correlate, salvo che esista una base giuridica adeguata per farlo.
Ulteriori informazioni sul modo in cui KICKWISE LTD tratta i dati personali sono disponibili nella nostra Informativa sulla Privacy.
13. Accessibilità e assistenza
Vogliamo che la nostra procedura di reclamo sia ragionevolmente accessibile.
Se hai bisogno di un'assistenza ragionevole per presentare un reclamo o comunicare con noi in merito a un reclamo, contattaci all'indirizzo privacy@kickwise.co.uk spiegando il tipo di supporto di cui hai bisogno. Valuteremo eventuali accomodamenti ragionevoli in conformità con la normativa applicabile.
14. Modifiche a questa procedura
Potremmo aggiornare periodicamente questa procedura per riflettere modifiche legislative, linee guida regolamentari, cambiamenti nei nostri servizi, nei nostri sistemi o nel modo in cui trattiamo i dati personali.
Qualora apportassimo modifiche significative, pubblicheremo la versione aggiornata nelle nostre pagine legali e aggiorneremo le relative informazioni di versione.
15. Contatti
Se hai domande, dubbi o reclami riguardo al modo in cui KICKWISE LTD tratta i dati personali, contattaci:
KICKWISE LTD
E-mail: privacy@kickwise.co.uk
Sede legale: 71–75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom
Numero di registrazione ICO: ZC237974