1. À propos de cette procédure
KICKWISE LTD (« Kickwise », « nous », « notre » ou « nos ») s'engage à traiter les données à caractère personnel de manière licite, loyale, transparente et sécurisée.
La présente procédure explique comment vous pouvez signaler une préoccupation ou déposer une réclamation concernant la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons, stockons, conservons, sécurisons ou traitons autrement les données à caractère personnel. Elle précise également ce que vous pouvez attendre de notre part une fois qu'une réclamation relative à la protection des données nous a été soumise.
Cette procédure s'applique aux personnes dont les données à caractère personnel sont traitées par KICKWISE LTD, notamment les candidats, les footballeurs, les employeurs, les clients de nos services de recrutement, les clients potentiels, les utilisateurs de nos services, les membres de notre Candidate Pool, les postulants à des offres d'emploi, les prestataires, les travailleurs indépendants et toute autre personne interagissant avec nous.
Il n'est pas nécessaire de faire expressément référence à la législation sur la protection des données, de citer une disposition légale précise ou d'utiliser une terminologie juridique particulière pour que votre message soit traité comme une réclamation relative à la protection des données.
2. Sur quels sujets pouvez-vous déposer une réclamation ?
Vous pouvez nous contacter si vous avez des préoccupations concernant la manière dont nous avons traité vos données à caractère personnel ou celles d'une autre personne que vous êtes autorisé à représenter.
Une réclamation relative à la protection des données peut notamment porter sur :
la manière dont nous avons collecté ou utilisé des données à caractère personnel ;
la base juridique ou la finalité du traitement ;
les personnes qui ont pu accéder aux données à caractère personnel ou les recevoir ;
la manière dont un CV, un profil de candidat, une candidature, un compte ou un dossier de recrutement a été traité ;
des informations que vous estimez inexactes, incomplètes ou obsolètes ;
la conservation d'informations pendant une durée supérieure à celle nécessaire ;
la sécurité des données à caractère personnel ;
une divulgation, un accès, une perte, une modification ou une destruction non autorisés, avérés ou suspectés, de données à caractère personnel ;
la manière dont nous avons traité une demande visant à exercer l'un de vos droits en matière de protection des données ; ou
toute autre préoccupation liée à notre traitement des données à caractère personnel.
Si vous n'êtes pas certain que votre préoccupation constitue une réclamation relative à la protection des données, vous pouvez tout de même nous contacter. Nous examinerons la situation et déterminerons la manière appropriée de la traiter.
3. Comment déposer une réclamation
Le moyen le plus simple de déposer une réclamation relative à la protection des données est de nous envoyer un e-mail à l'adresse suivante :
Vous pouvez également nous écrire par courrier postal à l'adresse suivante :
KICKWISE LTD
71–75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom
Afin de nous permettre de comprendre et d'examiner efficacement votre réclamation, nous vous invitons à nous fournir les informations pertinentes que vous êtes raisonnablement en mesure de communiquer. Selon les circonstances, cela peut inclure :
votre nom et vos coordonnées préférées ;
l'adresse e-mail associée à votre compte Kickwise, le cas échéant ;
une description claire de votre préoccupation ;
les dates, communications, candidatures ou références de recrutement pertinentes ;
le résultat que vous souhaitez obtenir, le cas échéant ; et
toute information complémentaire susceptible de nous aider dans notre examen.
Nous vous demandons de ne pas nous transmettre davantage de données à caractère personnel que ce qui est raisonnablement nécessaire pour nous permettre de comprendre votre réclamation.
Si votre réclamation contient des informations confidentielles ou sensibles, nous vous recommandons d'utiliser un canal de communication privé plutôt que de publier ces informations publiquement ou de les envoyer via les réseaux sociaux.
4. Réclamations présentées au nom d'une autre personne
Vous pouvez déposer une réclamation au nom d'une autre personne.
Lorsque cela est approprié, nous pouvons vous demander de fournir une preuve raisonnable de votre autorisation à agir au nom de cette personne avant de divulguer des informations, de discuter de ses données à caractère personnel avec vous ou de prendre toute mesure susceptible d'affecter ses droits.
Nous ne demanderons des informations d'identification ou de représentation que lorsque cela est nécessaire et proportionné afin de protéger la personne concernée et la sécurité de ses données à caractère personnel.
5. Accusé de réception de votre réclamation
Nous nous efforçons d'accuser réception des réclamations relatives à la protection des données dans les meilleurs délais raisonnablement possibles.
Dans tous les cas, nous accuserons réception d'une réclamation relative à la protection des données dans un délai de 30 jours à compter de sa réception, conformément à la législation britannique applicable en matière de protection des données.
Notre accusé de réception pourra confirmer la réception de votre réclamation, identifier la personne ou l'équipe chargée de son traitement, demander des informations complémentaires si nécessaire, fournir un numéro de référence lorsque cela est approprié et expliquer les prochaines étapes.
Le délai de 30 jours applicable à l'accusé de réception ne constitue pas un délai d'attente. Dès réception de votre réclamation, nous commencerons à prendre les mesures appropriées afin de l'évaluer et de l'examiner sans retard injustifié.
6. Comment nous examinons les réclamations
Nous prendrons les mesures appropriées pour examiner les réclamations relatives à la protection des données de manière équitable, objective et sans retard injustifié.
Selon la nature de la réclamation, notre examen peut notamment comprendre :
l'examen des informations que vous nous avez fournies ;
la vérification des dossiers pertinents relatifs aux comptes, profils, candidatures, recrutements ou communications ;
l'examen des autorisations d'accès, journaux système ou informations de sécurité, lorsque cela est pertinent ;
l'examen des informations de confidentialité, procédures et contrôles applicables au moment concerné ;
la consultation des membres pertinents de notre équipe ;
la demande d'informations ou d'assistance auprès d'un prestataire de services ou d'un sous-traitant lorsque cela est nécessaire ; et
la demande d'informations supplémentaires auprès de vous lorsqu'il ne nous est pas raisonnablement possible d'examiner la situation sans celles-ci.
L'accès aux informations relatives à la réclamation sera limité aux personnes qui en ont raisonnablement besoin pour examiner, gérer ou réévaluer la réclamation.
7. Vous tenir informé
Tant qu'une réclamation reste ouverte, nous vous tiendrons informé de son avancement de manière appropriée.
La nature et la fréquence des mises à jour dépendront des circonstances et de la complexité de la situation. Si nous avons besoin d'informations supplémentaires de votre part ou si l'examen nécessite davantage de temps que prévu initialement, nous vous l'expliquerons lorsque cela est approprié.
Nous n'utiliserons pas le délai de 30 jours applicable à l'accusé de réception pour retarder l'examen de votre réclamation.
8. Notre réponse et l'issue de la réclamation
Une fois notre examen terminé, nous vous communiquerons son issue sans retard injustifié ou excessif.
Lorsque cela est approprié, notre réponse expliquera :
les questions que nous avons examinées ;
le résultat de notre examen ;
les conclusions pertinentes ;
les mesures que nous avons prises ou que nous prévoyons de prendre ; et
les démarches supplémentaires qui s'offrent à vous si vous restez insatisfait.
Lorsque nous identifions une erreur, une faiblesse ou un problème de conformité, nous envisagerons les mesures correctives appropriées. Celles-ci peuvent notamment inclure la rectification ou la suppression d'informations, la limitation des accès, la modification d'autorisations ou de procédures, l'amélioration des contrôles de sécurité, la mise à jour des informations de confidentialité, la diffusion de consignes internes ou toute autre mesure corrective proportionnée.
Si nous concluons que notre traitement des données à caractère personnel était approprié, nous expliquerons suffisamment clairement le fondement de cette conclusion afin que vous puissiez comprendre notre réponse.
9. Demandes relatives à l'exercice de vos droits en matière de protection des données
Une réclamation relative à la protection des données est distincte d'une demande visant à exercer l'un de vos droits en matière de protection des données.
Selon les circonstances, la législation applicable peut vous accorder différents droits concernant vos données à caractère personnel, notamment des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité des données.
Si une même communication contient à la fois une réclamation et une demande visant à exercer un droit en matière de protection des données, nous identifierons et traiterons séparément chaque élément conformément aux exigences qui lui sont applicables. La procédure de réclamation ne sera pas utilisée pour retarder le traitement d'une demande valide d'exercice de droits.
Pour plus d'informations sur la manière dont nous traitons les données à caractère personnel et sur les droits dont vous pouvez bénéficier, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.
10. Réclamations impliquant une éventuelle violation de données à caractère personnel
Si votre réclamation indique que des données à caractère personnel ont pu être accidentellement ou illicitement perdues, détruites, modifiées, divulguées, consultées ou rendues indisponibles, nous évaluerons également la situation conformément à nos procédures relatives aux violations de données à caractère personnel.
Lorsque cela est nécessaire, nous prendrons les mesures supplémentaires requises par la législation applicable en matière de protection des données, notamment en évaluant si l'incident doit être notifié à l'Information Commissioner's Office ou aux personnes concernées.
11. Déposer une réclamation auprès de l'Information Commissioner's Office
Nous vous encourageons à nous contacter en premier lieu afin de nous donner la possibilité d'examiner votre préoccupation et d'y répondre.
Vous avez toutefois également le droit de faire part de vos préoccupations à l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité indépendante de protection des données du Royaume-Uni. Le fait de nous contacter en premier lieu ne limite pas votre droit de contacter l'ICO ni d'exercer tout autre droit dont vous disposez.
Vous trouverez des informations sur la manière de déposer une réclamation auprès de l'ICO à l'adresse suivante :
12. Comment nous utilisons les informations liées aux réclamations
Nous traiterons les informations fournies dans le cadre d'une réclamation dans la mesure nécessaire pour recevoir, examiner, gérer et répondre à la réclamation, protéger nos services et nos utilisateurs, établir, exercer ou défendre des droits en justice lorsque cela est approprié, et respecter nos obligations légales ou réglementaires.
Nous pouvons conserver des dossiers appropriés relatifs aux réclamations, à la correspondance, aux examens, aux décisions et aux mesures correctives conformément à nos exigences en matière de conservation des données et à la législation applicable.
Les dossiers relatifs aux réclamations seront protégés au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées et ne seront pas utilisés à des fins sans rapport avec la réclamation, sauf lorsqu'une base juridique appropriée le permet.
De plus amples informations sur la manière dont KICKWISE LTD traite les données à caractère personnel sont disponibles dans notre Politique de confidentialité.
13. Accessibilité et assistance
Nous souhaitons que notre procédure de réclamation soit raisonnablement accessible.
Si vous avez besoin d'une assistance raisonnable pour déposer une réclamation ou communiquer avec nous au sujet d'une réclamation, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@kickwise.co.uk en précisant le type d'assistance dont vous avez besoin. Nous examinerons les aménagements raisonnables appropriés conformément à la législation applicable.
14. Modifications de cette procédure
Nous pouvons mettre à jour cette procédure de temps à autre afin de refléter les évolutions de la législation, des orientations réglementaires, de nos services, de nos systèmes ou de la manière dont nous traitons les données à caractère personnel.
Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous publierons la version mise à jour sur nos pages juridiques et actualiserons les informations relatives à la version correspondante.
15. Nous contacter
Si vous avez des questions, préoccupations ou réclamations concernant la manière dont KICKWISE LTD traite les données à caractère personnel, veuillez nous contacter :
KICKWISE LTD
E-mail : privacy@kickwise.co.uk
Siège social : 71–75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom
Numéro d'enregistrement auprès de l'ICO : ZC237974