Veri Koruma Şikâyetleri

KICKWISE LTD ("Kickwise", "biz", "bize" veya "bizim"), kişisel bilgileri hukuka uygun, adil, şeffaf ve güvenli bir şekilde işlemeyi taahhüt eder.

Bu prosedür; kişisel bilgileri toplama, kullanma, açıklama, saklama, muhafaza etme, güvenliğini sağlama veya başka şekillerde işleme biçimimizle ilgili bir endişe ya da şikâyeti nasıl iletebileceğinizi açıklar. Ayrıca, bir veri koruma şikâyeti aldıktan sonra bizden neler bekleyebileceğinizi de belirtir.

Bu prosedür; adaylar, futbolcular, işverenler, işe alım müşterileri, potansiyel müşteriler, hizmetlerimizin kullanıcıları, Candidate Pool üyeleri, iş başvurusu sahipleri, yükleniciler, serbest çalışanlar ve bizimle etkileşimde bulunan diğer kişiler dâhil olmak üzere KICKWISE LTD tarafından kişisel bilgileri işlenen kişiler için geçerlidir.

İletişiminizin veri koruma şikâyeti olarak değerlendirilmesi için veri koruma mevzuatına atıfta bulunmanız, belirli bir hukuki hüküm belirtmeniz veya özel bir hukuki terminoloji kullanmanız gerekmez.

Hakkınızdaki kişisel bilgileri nasıl işlediğimiz konusunda veya adına hareket etmeye yetkili olduğunuz başka bir kişinin kişisel bilgilerinin işlenmesiyle ilgili bir endişeniz varsa bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Bir veri koruma şikâyeti, örneğin aşağıdaki konularla ilgili olabilir:

• kişisel bilgileri nasıl topladığımız veya kullandığımız;

• bilgilerin hangi hukuki dayanak veya amaç kapsamında işlendiği;

• kişisel bilgilere kimlerin erişebildiği veya bunları kimlerin aldığı;

• bir CV'nin, aday profilinin, iş başvurusunun, hesabın veya işe alım kaydının nasıl ele alındığı;

• yanlış, eksik veya güncel olmadığını düşündüğünüz bilgiler;

• bilgilerin gerekli olandan daha uzun süre saklanması;

• kişisel bilgilerin güvenliği;

• kişisel bilgilerin fiilen veya şüpheli şekilde yetkisiz olarak açıklanması, erişilmesi, kaybedilmesi, değiştirilmesi veya imha edilmesi;

• bir veri koruma hakkınızı kullanma talebinizin nasıl ele alındığı; veya

• kişisel bilgileri işleme faaliyetlerimizle ilgili diğer herhangi bir endişe.

Endişenizin bir veri koruma şikâyeti olup olmadığından emin değilseniz yine de bizimle iletişime geçebilirsiniz. Konuyu inceleyerek nasıl ele alınması gerektiğini belirleriz.

Bir veri koruma şikâyetini iletmenin en kolay yolu e-posta göndermektir:

privacy@kickwise.co.uk

Bize posta yoluyla da yazabilirsiniz:

KICKWISE LTD
71–75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom

Şikâyetinizi verimli şekilde anlayabilmemiz ve inceleyebilmemiz için, makul ölçüde sağlayabileceğiniz ilgili bilgileri bizimle paylaşmanızı rica ederiz. Bunlar, duruma göre aşağıdakileri içerebilir:

• adınız ve tercih ettiğiniz iletişim bilgileri;

• uygulanabildiği durumlarda Kickwise hesabınızla ilişkilendirilmiş e-posta adresi;

• endişenizin açık bir açıklaması;

• ilgili tarihler, yazışmalar, iş başvuruları veya işe alım referansları;

• varsa ulaşmak istediğiniz sonuç; ve

• incelememize yardımcı olabilecek destekleyici bilgiler.

Şikâyetinizi anlayabilmemiz için makul ölçüde gerekli olandan daha fazla kişisel bilgi göndermemenizi rica ederiz.

Şikâyetiniz gizli veya hassas bilgiler içeriyorsa, bu bilgileri kamuya açık şekilde paylaşmak veya sosyal medya üzerinden göndermek yerine özel bir iletişim kanalı kullanarak bizimle iletişime geçmenizi öneririz.

Başka bir kişi adına şikâyette bulunabilirsiniz.

Uygun olduğu durumlarda, bilgi açıklamadan, kişinin kişisel verilerini sizinle görüşmeden veya haklarını etkileyebilecek bir işlem yapmadan önce, o kişi adına hareket etmeye yetkili olduğunuzu gösteren makul düzeyde kanıt talep edebiliriz.

Kimlik veya yetki bilgilerini yalnızca ilgili kişiyi ve kişisel bilgilerinin güvenliğini korumak amacıyla gerekli ve orantılı olduğu durumlarda talep ederiz.

Veri koruma şikâyetlerini makul ölçüde mümkün olan en kısa sürede aldığımızı teyit etmeyi hedefliyoruz.

Her durumda, geçerli Birleşik Krallık veri koruma mevzuatı uyarınca, bir veri koruma şikâyetini aldığımızı şikâyetin bize ulaşmasından itibaren 30 gün içinde teyit ederiz.

Teyit mesajımız; şikâyeti aldığımızı doğrulayabilir, şikâyeti ele alan kişi veya ekibi belirtebilir, gerektiğinde ek bilgi talep edebilir, uygun olduğunda bir referans numarası sağlayabilir ve sonraki aşamalarda neler bekleyebileceğinizi açıklayabilir.

30 günlük teyit süresi bir bekleme süresi değildir. Şikâyet ulaştıktan sonra, şikâyeti değerlendirmek ve incelemek için uygun adımları gereksiz gecikme olmaksızın başlatırız.

Veri koruma şikâyetlerini adil, tarafsız ve gereksiz gecikme olmaksızın incelemek için uygun adımları atarız.

Şikâyetin niteliğine bağlı olarak incelememiz aşağıdakileri içerebilir:

• sağladığınız bilgilerin incelenmesi;

• ilgili hesap, profil, başvuru, işe alım veya iletişim kayıtlarının kontrol edilmesi;

• ilgili olduğu durumlarda erişim yetkilerinin, sistem kayıtlarının veya güvenlik bilgilerinin incelenmesi;

• ilgili tarihte geçerli olan gizlilik bilgilerinin, prosedürlerin ve kontrollerin değerlendirilmesi;

• ekibimizin ilgili üyeleriyle görüşülmesi;

• gerekli olduğu durumlarda bir hizmet sağlayıcıdan veya veri işleyenden bilgi ya da destek alınması; ve

• ek bilgi olmadan konuyu makul şekilde incelememizin mümkün olmadığı durumlarda sizden ilave bilgi talep edilmesi.

Şikâyet bilgilerine erişimi, yalnızca şikâyetin incelenmesi, yönetilmesi veya gözden geçirilmesi için makul şekilde erişmesi gereken kişilerle sınırlarız.

Bir şikâyet inceleme aşamasında kalmaya devam ettiği sürece, ilerleme hakkında sizi uygun şekilde bilgilendiririz.

Güncellemelerin niteliği ve sıklığı, konunun koşullarına ve karmaşıklığına bağlı olacaktır. Sizden ek bilgiye ihtiyaç duymamız veya incelemenin başlangıçta öngörülenden daha uzun sürmesi hâlinde, uygun olduğu ölçüde bunu size açıklarız.

30 günlük teyit süresinin şikâyetinizin incelenmesini geciktirmesine izin vermeyiz.

İncelememizi tamamladıktan sonra sonucu, gerekçesiz veya aşırı bir gecikme olmaksızın size bildiririz.

Uygun olduğu durumlarda yanıtımız şunları açıklar:

• değerlendirdiğimiz hususlar;

• incelememizin sonucu;

• ilgili bulgular;

• aldığımız veya almayı planladığımız önlemler; ve

• memnuniyetsizliğinizin devam etmesi hâlinde başvurabileceğiniz diğer adımlar.

Bir hata, zayıflık veya uyum sorunu tespit ettiğimizde uygun düzeltici tedbirleri değerlendiririz. Bunlar; bilgilerin düzeltilmesi veya silinmesi, erişimin kısıtlanması, yetkilerin veya prosedürlerin değiştirilmesi, güvenlik kontrollerinin iyileştirilmesi, gizlilik bilgilerinin güncellenmesi, kurum içi yönlendirme sağlanması veya diğer orantılı düzeltici önlemlerin alınmasını içerebilir.

Kişisel bilgileri ele alma biçimimizin uygun olduğu sonucuna varırsak, yanıtımızı anlayabilmeniz için bu sonucun dayanağını yeterli ölçüde açıklarız.

Bir veri koruma şikâyeti, bir veri koruma hakkını kullanmaya yönelik talepten farklıdır.

Koşullara bağlı olarak, geçerli mevzuat size kişisel bilgilerinizle ilgili erişim, düzeltme, silme, işlemenin kısıtlanması, itiraz ve veri taşınabilirliği dâhil olmak üzere çeşitli haklar sağlayabilir.

Aynı iletişim hem bir şikâyet hem de veri koruma hakkınızı kullanma talebi içeriyorsa, her bir unsuru kendisine uygulanabilir gereklilikler kapsamında ayrı ayrı belirler ve ele alırız. Şikâyet süreci, geçerli bir hak talebinin işleme alınmasını geciktirmek amacıyla kullanılmaz.

Kişisel bilgileri nasıl işlediğimiz ve sahip olabileceğiniz haklar hakkında daha fazla bilgi için lütfen Gizlilik Politikamıza bakın.

Şikâyetiniz, kişisel bilgilerin kazara veya hukuka aykırı şekilde kaybedilmiş, imha edilmiş, değiştirilmiş, açıklanmış, erişilmiş veya kullanılamaz hâle gelmiş olabileceğini gösteriyorsa, konuyu kişisel veri ihlali prosedürlerimiz kapsamında da değerlendiririz.

Gerekli olduğu durumlarda, Information Commissioner's Office'e veya etkilenen kişilere bildirim yapılmasının gerekip gerekmediğini değerlendirmek de dâhil olmak üzere, geçerli veri koruma mevzuatının gerektirdiği ek adımları atarız.

Endişenizi inceleme ve yanıt verme fırsatımız olması için öncelikle bizimle iletişime geçmenizi teşvik ediyoruz.

Bununla birlikte, Birleşik Krallık'ın bağımsız veri koruma düzenleyicisi olan Information Commissioner's Office (ICO) nezdinde de endişenizi dile getirme hakkına sahipsiniz. Öncelikle bizimle iletişime geçmeniz, ICO ile iletişime geçmenizi veya sahip olduğunuz diğer hakları kullanmanızı engellemez.

ICO'ya nasıl şikâyette bulunabileceğinize ilişkin bilgiler şu adreste mevcuttur:

https://ico.org.uk/make-a-complaint/

Bir şikâyet kapsamında sağlanan bilgileri; şikâyeti almak, incelemek, yönetmek ve yanıtlamak, hizmetlerimizi ve kullanıcılarımızı korumak, uygun olduğu durumlarda hukuki hakları tesis etmek veya savunmak ve hukuki ya da düzenleyici yükümlülüklerimize uymak için gerekli olduğu ölçüde işleriz.

Şikâyetler, yazışmalar, incelemeler, kararlar ve düzeltici işlemlerle ilgili uygun kayıtları, veri saklama gerekliliklerimiz ve geçerli mevzuat doğrultusunda muhafaza edebiliriz.

Şikâyet kayıtları uygun teknik ve organizasyonel tedbirlerle korunur ve bunu yapmak için uygun bir hukuki dayanak bulunmadıkça ilgisiz amaçlarla kullanılmaz.

KICKWISE LTD'nin kişisel bilgileri nasıl işlediği hakkında daha fazla bilgi Gizlilik Politikamızda yer almaktadır.

Şikâyet sürecimizin makul ölçüde erişilebilir olmasını amaçlıyoruz.

Bir şikâyette bulunmak veya bir şikâyet hakkında bizimle iletişim kurmak için makul bir desteğe ihtiyaç duyuyorsanız, lütfen privacy@kickwise.co.uk adresinden bizimle iletişime geçerek ihtiyaç duyduğunuz desteği açıklayın. Geçerli mevzuat doğrultusunda makul düzenlemeleri değerlendireceğiz.

Bu prosedürü; mevzuattaki, düzenleyici rehberlerdeki, hizmetlerimizdeki, sistemlerimizdeki veya kişisel bilgileri işleme yöntemlerimizdeki değişiklikleri yansıtmak amacıyla zaman zaman güncelleyebiliriz.

Önemli değişiklikler yaptığımızda güncellenmiş sürümü legal sayfalarımızda yayımlar ve ilgili sürüm bilgilerini güncelleriz.

KICKWISE LTD'nin kişisel bilgileri ele alma biçimiyle ilgili soru, endişe veya şikâyetleriniz için lütfen bizimle iletişime geçin:

KICKWISE LTD
E-posta: privacy@kickwise.co.uk
Kayıtlı merkez: 71–75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom
ICO Kayıt Numarası: ZC237974