Datenschutzbeschwerden

KICKWISE LTD („Kickwise“, „wir“, „uns“ oder „unser“) verpflichtet sich, personenbezogene Daten rechtmäßig, fair, transparent und sicher zu verarbeiten.

Dieses Verfahren erläutert, wie Sie Bedenken äußern oder eine Beschwerde darüber einreichen können, wie wir personenbezogene Daten erheben, verwenden, offenlegen, speichern, aufbewahren, schützen oder anderweitig verarbeiten. Es erläutert außerdem, was Sie von uns erwarten können, nachdem wir eine Datenschutzbeschwerde erhalten haben.

Dieses Verfahren gilt für Personen, deren personenbezogene Daten von KICKWISE LTD verarbeitet werden, darunter Bewerber, Fußballspieler, Arbeitgeber, Recruiting-Kunden, potenzielle Kunden, Nutzer unserer Dienste, Mitglieder unseres Candidate Pool, Stellenbewerber, Auftragnehmer, Freelancer und andere Personen, die mit uns interagieren.

Sie müssen weder ausdrücklich auf Datenschutzrecht verweisen noch eine bestimmte gesetzliche Vorschrift oder juristische Fachbegriffe verwenden, damit Ihre Mitteilung als Datenschutzbeschwerde behandelt wird.

Sie können uns kontaktieren, wenn Sie Bedenken hinsichtlich des Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten oder den personenbezogenen Daten einer anderen Person haben, zu deren Vertretung Sie berechtigt sind.

Eine Datenschutzbeschwerde kann sich beispielsweise auf Folgendes beziehen:

• wie wir personenbezogene Daten erhoben oder verwendet haben;

• auf welcher Rechtsgrundlage oder zu welchem Zweck Daten verarbeitet wurden;

• wer auf personenbezogene Daten zugreifen konnte oder diese erhalten hat;

• wie ein Lebenslauf, Bewerberprofil, eine Bewerbung, ein Konto oder ein Recruiting-Datensatz behandelt wurde;

• Informationen, die Sie für unrichtig, unvollständig oder nicht mehr aktuell halten;

• die Aufbewahrung von Informationen länger als erforderlich;

• die Sicherheit personenbezogener Daten;

• eine tatsächliche oder vermutete unbefugte Offenlegung, einen unbefugten Zugriff, Verlust, eine Veränderung oder Vernichtung personenbezogener Daten;

• wie wir einen Antrag auf Ausübung eines Datenschutzrechts behandelt haben; oder

• sonstige Bedenken im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Anliegen eine Datenschutzbeschwerde darstellt, können Sie uns dennoch kontaktieren. Wir prüfen die Angelegenheit und bestimmen, wie sie angemessen zu behandeln ist.

Am einfachsten reichen Sie eine Datenschutzbeschwerde per E-Mail ein:

privacy@kickwise.co.uk

Sie können uns auch postalisch schreiben:

KICKWISE LTD
71–75 Shelton Street
Covent Garden
London WC2H 9JQ
United Kingdom

Damit wir Ihre Beschwerde effizient verstehen und untersuchen können, bitten wir Sie, soweit zumutbar, relevante Informationen bereitzustellen. Je nach Fall kann dies Folgendes umfassen:

• Ihren Namen und Ihre bevorzugten Kontaktdaten;

• die mit Ihrem Kickwise-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse, sofern zutreffend;

• eine klare Beschreibung Ihres Anliegens;

• relevante Daten, Kommunikation, Bewerbungen oder Recruiting-Referenzen;

• das von Ihnen gewünschte Ergebnis, sofern relevant; und

• unterstützende Informationen, die unsere Untersuchung erleichtern können.

Bitte senden Sie uns nicht mehr personenbezogene Daten, als vernünftigerweise erforderlich sind, um Ihre Beschwerde zu verstehen.

Wenn Ihre Beschwerde vertrauliche oder sensible Informationen enthält, empfehlen wir Ihnen, einen privaten Kommunikationskanal zu verwenden, anstatt solche Informationen öffentlich oder über soziale Medien zu übermitteln.

Sie können eine Beschwerde im Namen einer anderen Person einreichen.

Soweit angemessen, können wir einen angemessenen Nachweis dafür verlangen, dass Sie berechtigt sind, im Namen dieser Person zu handeln, bevor wir Informationen offenlegen, deren personenbezogene Daten mit Ihnen besprechen oder Maßnahmen ergreifen, die ihre Rechte betreffen könnten.

Identitäts- oder Vertretungsnachweise fordern wir nur an, wenn dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um die betroffene Person und die Sicherheit ihrer personenbezogenen Daten zu schützen.

Wir bemühen uns, den Eingang von Datenschutzbeschwerden so bald wie vernünftigerweise möglich zu bestätigen.

In jedem Fall bestätigen wir den Eingang einer Datenschutzbeschwerde innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt, entsprechend den geltenden britischen Datenschutzvorschriften.

Unsere Eingangsbestätigung kann bestätigen, dass wir die Beschwerde erhalten haben, die zuständige Person oder das zuständige Team benennen, erforderlichenfalls zusätzliche Informationen anfordern, gegebenenfalls eine Referenznummer nennen und erläutern, was Sie im weiteren Verlauf erwarten können.

Die 30-Tage-Frist für die Eingangsbestätigung ist keine Wartefrist. Nach Eingang Ihrer Beschwerde beginnen wir ohne unangemessene Verzögerung mit den geeigneten Schritten zur Bewertung und Untersuchung.

Wir treffen geeignete Maßnahmen, um Datenschutzbeschwerden fair, objektiv und ohne unangemessene Verzögerung zu untersuchen.

Je nach Art der Beschwerde kann unsere Untersuchung Folgendes umfassen:

• Prüfung der von Ihnen bereitgestellten Informationen;

• Überprüfung relevanter Konto-, Profil-, Bewerbungs-, Recruiting- oder Kommunikationsunterlagen;

• Prüfung von Zugriffsberechtigungen, Systemprotokollen oder Sicherheitsinformationen, soweit relevant;

• Prüfung der zum maßgeblichen Zeitpunkt geltenden Datenschutzhinweise, Verfahren und Kontrollen;

• Rücksprache mit relevanten Mitgliedern unseres Teams;

• Einholung von Informationen oder Unterstützung eines Dienstleisters oder Auftragsverarbeiters, soweit erforderlich; und

• Anforderung zusätzlicher Informationen von Ihnen, wenn eine angemessene Untersuchung andernfalls nicht möglich ist.

Der Zugriff auf beschwerdebezogene Informationen wird auf diejenigen Personen beschränkt, die diese Informationen vernünftigerweise zur Untersuchung, Bearbeitung oder Überprüfung der Beschwerde benötigen.

Solange eine Beschwerde offen bleibt, halten wir Sie in angemessener Weise über den Fortschritt auf dem Laufenden.

Art und Häufigkeit der Aktualisierungen hängen von den Umständen und der Komplexität der Angelegenheit ab. Wenn wir zusätzliche Informationen von Ihnen benötigen oder die Untersuchung länger dauert als zunächst erwartet, erläutern wir dies, soweit angemessen.

Wir nutzen die 30-Tage-Frist für die Eingangsbestätigung nicht als Grund, die Untersuchung Ihrer Beschwerde zu verzögern.

Nach Abschluss unserer Untersuchung informieren wir Sie ohne ungerechtfertigte oder übermäßige Verzögerung über das Ergebnis.

Soweit angemessen, erläutert unsere Antwort:

• welche Punkte wir geprüft haben;

• das Ergebnis unserer Untersuchung;

• relevante Feststellungen;

• welche Maßnahmen wir ergriffen haben oder zu ergreifen beabsichtigen; und

• welche weiteren Schritte Ihnen offenstehen, wenn Sie weiterhin unzufrieden sind.

Wenn wir einen Fehler, eine Schwachstelle oder ein Compliance-Problem feststellen, prüfen wir geeignete Abhilfemaßnahmen. Dazu können die Berichtigung oder Löschung von Informationen, die Einschränkung des Zugriffs, Änderungen von Berechtigungen oder Verfahren, Verbesserungen von Sicherheitskontrollen, Aktualisierungen von Datenschutzhinweisen, interne Anweisungen oder andere verhältnismäßige Korrekturmaßnahmen gehören.

Wenn wir zu dem Ergebnis kommen, dass unser Umgang mit personenbezogenen Daten angemessen war, erläutern wir die Grundlage dieser Schlussfolgerung ausreichend klar, damit Sie unsere Antwort nachvollziehen können.

Eine Datenschutzbeschwerde ist von einem Antrag auf Ausübung eines Datenschutzrechts zu unterscheiden.

Je nach den Umständen können Ihnen nach geltendem Recht verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zustehen, darunter Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit.

Wenn dieselbe Mitteilung sowohl eine Beschwerde als auch einen Antrag zur Ausübung eines Datenschutzrechts enthält, identifizieren und bearbeiten wir beide Elemente getrennt nach den jeweils geltenden Anforderungen. Das Beschwerdeverfahren wird nicht dazu verwendet, die Bearbeitung eines wirksamen Antrags auf Ausübung von Rechten zu verzögern.

Weitere Informationen darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen gegebenenfalls zustehen, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Wenn Ihre Beschwerde darauf hindeutet, dass personenbezogene Daten versehentlich oder unrechtmäßig verloren gegangen, vernichtet, verändert, offengelegt, eingesehen oder unzugänglich gemacht worden sein könnten, prüfen wir den Vorgang zusätzlich nach unseren Verfahren für Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten.

Soweit erforderlich, ergreifen wir zusätzliche Maßnahmen gemäß geltendem Datenschutzrecht. Dazu gehört gegebenenfalls die Prüfung, ob eine Meldung an das Information Commissioner's Office oder eine Benachrichtigung betroffener Personen erforderlich ist.

Wir empfehlen Ihnen, zunächst uns zu kontaktieren, damit wir Gelegenheit haben, Ihr Anliegen zu untersuchen und darauf zu reagieren.

Sie haben jedoch auch das Recht, sich an das Information Commissioner's Office (ICO), die unabhängige Datenschutzaufsichtsbehörde des Vereinigten Königreichs, zu wenden. Eine vorherige Kontaktaufnahme mit uns schränkt Ihr Recht, das ICO zu kontaktieren oder andere Ihnen zustehende Rechte auszuüben, nicht ein.

Informationen darüber, wie Sie beim ICO eine Beschwerde einreichen können, finden Sie unter:

https://ico.org.uk/make-a-complaint/

Wir verarbeiten Informationen, die im Zusammenhang mit einer Beschwerde bereitgestellt werden, soweit dies erforderlich ist, um die Beschwerde entgegenzunehmen, zu untersuchen, zu verwalten und zu beantworten, unsere Dienste und Nutzer zu schützen, gegebenenfalls Rechtsansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen und unsere gesetzlichen oder regulatorischen Pflichten zu erfüllen.

Wir können angemessene Aufzeichnungen über Beschwerden, Korrespondenz, Untersuchungen, Entscheidungen und Korrekturmaßnahmen im Einklang mit unseren Aufbewahrungsanforderungen und dem geltenden Recht speichern.

Beschwerdeunterlagen werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt und nicht für sachfremde Zwecke verwendet, sofern hierfür keine geeignete Rechtsgrundlage besteht.

Weitere Informationen darüber, wie KICKWISE LTD personenbezogene Daten verarbeitet, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Wir möchten sicherstellen, dass unser Beschwerdeverfahren angemessen zugänglich ist.

Wenn Sie angemessene Unterstützung benötigen, um eine Beschwerde einzureichen oder mit uns zu einer Beschwerde zu kommunizieren, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@kickwise.co.uk und teilen Sie uns mit, welche Unterstützung Sie benötigen. Wir prüfen angemessene Anpassungen im Einklang mit dem geltenden Recht.

Wir können dieses Verfahren von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen der Gesetzgebung, regulatorischer Leitlinien, unserer Dienste, unserer Systeme oder unserer Verarbeitung personenbezogener Daten abzubilden.

Wenn wir wesentliche Änderungen vornehmen, veröffentlichen wir die aktualisierte Version auf unseren Legal-Seiten und aktualisieren die entsprechenden Versionsangaben.

Wenn Sie Fragen, Bedenken oder Beschwerden dazu haben, wie KICKWISE LTD personenbezogene Daten verarbeitet, kontaktieren Sie uns bitte:

KICKWISE LTD
E-Mail: privacy@kickwise.co.uk
Sitz der Gesellschaft: 71–75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, United Kingdom
ICO-Registrierungsnummer: ZC237974